Politique de Protection des données

1. Qui sommes-nous ?

La société Valrhona SAS, dont le siège social est situé au 12-14-16-18 Avenue PRESIDENT ROOSEVELT - 26600 TAIN L'HERMITAGE - France, est spécialisée dans la fabrication de cacao, chocolat et de produits de confiserie.

Valrhona SAS respecte votre vie privée et s’engage à traiter vos données à caractère personnel de manière équitable et transparente, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, et notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre notre politique et nos pratiques concernant vos données à caractère personnel et la façon dont nous les traitons.

2. Qui est responsable du traitement ?

La société Valrhona SAS, agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document, ci-après désigné « le Responsable du traitement » ou « nous ».

•   A l’adresse électronique suivante : scvalrhona@valrhona.fr;
•   A l’aide du formulaire de contact
•   Par courrier postal envoyé à l’adresse suivante : Société Valrhona, 315 allée des Bergerons, 26600 – Mercurol Veaunes Cedex – France.

en justifiant de votre identité par tous moyens. De plus, vous devrez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s) et l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée.

Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@savencia.com

3. Quelles catégories de données à caractère personnel sont recueillies auprès de vous ?

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous sont présentées, nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

Finalités des traitements	Catégories de données personnelles traitées
Création et gestion des comptes utilisateurs	Données d’identification : civilité, nom, prénom ; Données de contact : profil (professionnel ou consommateur), nom d'entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, ville, code postal, pays. Données relatives au suivi de la relation commerciale (Pour les clients Valrhona) : code client, adresse de facturation, adresse de livraison, informations sur les commandes, factures, avoir, points de fidélité…
Gestion des demandes issues du formulaire de contacts	Données d’identification : civilité, nom, prénom ; Données de contact : profil (professionnel ou consommateur), nom d'entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, ville, code postal, pays.
Gestion des réclamations	Données d’identification : civilité, nom, prénom ; Données de contact : profil (professionnel ou consommateur), nom d'entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, ville, code postal, pays. Données relatives au suivi de la relation commerciale (Pour les clients Valrhona) : numéro de matricule client, adresse de facturation, adresse de livraison, informations sur les commandes, factures, avoir, points de fidélité…
Actions de prospection commerciale / Envoi de communications marketing / Envoi de newsletter	Données d’identification : nom, prénom ; date d'anniversaire Données de contact : profil (professionnel ou consommateur), nom d'entreprise, adresse mail, numéro de téléphone, ville, code postal, pays. Pour les clients Valrhona : code client, statut fidélité, points fidélité, date d'entrée dans le programme
Jeux-concours	Données d’identification : civilité, nom, prénom ; Données de contact : nom d'entreprise, adresse mail, ville, code postal, pays. Données liées à la participation au concours : réponses transmises dans le cadre du jeu, résultats obtenus par le participant.
Gestion et suivi des demandes d’exercice de droits sur vos données personnelles	Données d’identification : nom, prénom ; Données de contact : adresse mail.
Gestion des candidatures	Données d’identification : nom, prénom ; Données de contact : adresse mail ; Données transmises dans le cadre d’une candidature : CV, lettre de motivation.

Les données marquées par un astérisque dans nos formulaires doivent obligatoirement être fournies. Dans le cas contraire, le service associé ne pourra vous être fourni.

4. Nos engagements

Valrhona SAS s’engage à traiter vos données à caractère personnel de manière loyale et transparente. Pour cela, nous prenons le soin de vous informer de chaque traitement que nous mettons en oeuvre par des mentions d’information en bas de chaque formulaire de collecte.
Vos données à caractère personnel sont collectées loyalement, sans qu’aucun traitement n’ait lieu à votre insu et sans information préalable.
Nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en oeuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.
Nous veillons à ce que vos données soient mises à jour, et à mettre en oeuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

5. Quelles sont les finalités, les bases juridiques du traitement et les durées de conservation de vos données à caractère personnel ?

Les finalités, les bases juridiques ainsi que les durées de conservation mises en oeuvre par le Responsable du traitement, sont présentées ci-après.
Nous conserverons vos données personnelles selon une politique de durée de conservation fixée de manière à ce que les données soient conservées pendant une durée proportionnelle à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sauf lorsque les lois et les réglementations imposent une durée de conservation différente.

En conséquence, nous organisons notre politique de la manière suivante :

Finalités du traitement	Bases légales	Durée de conservation
Création et gestion des comptes utilisateurs	Intérêt légitime	Jusqu’à la suppression de votre compte sur le site internet ou en cas d’inactivité de celui-ci durant 3 ans à compter de votre dernière connexion au compte
Gestion des demandes issues du formulaire de contacts	Intérêt légitime	Le temps du traitement de la demande en base active, puis 1 an en archivage intermédiaire
Gestion des réclamations	Intérêt légitime	Le temps du traitement de la demande en base active, puis 3 ans en archivage intermédiaire
Actions de prospection commerciale / Envoi de communications marketing / Envoi de newsletter	Consentement	Jusqu’au retrait de votre consentement, ou à défaut, 3 ans après le dernier contact positif de votre part
Jeux-concours	Exécution du contrat (le règlement du jeu) Intérêt légitime (lutte contre la fraude)	Pendant la période du jeu, augmentée de 6 mois
Gestion des demandes de droits	Obligation légale (articles 15 et suivants du RGPD)	Droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation : 1 an puis anonymisation à l’issue du délai Droit d’opposition : 6 ans puis anonymisation à l’issue du délai
Gestion des candidatures	Exécution de mesures précontractuelles	Pendant une durée de 3 mois en base active puis jusqu’à 2 ans en archivage intermédiaire

Les données en archivage intermédiaire peuvent uniquement être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées.

6. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de Responsable du traitement.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos sous-traitants / prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions.

Lorsque nous avons recourt à un prestataire, nous ne lui communiquons des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.
Valrhona SAS conclut avec ses sous-traitants, dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.

Vos données à caractère personnel peuvent faire l’objet d’un rapprochement, d’une mutualisation ou d’un partage entre toutes les entités mères, sœurs et filiales du Responsable du traitement.
Elles pourront être communiquées à ces entités pour des finalités visées dans la présente notice d’information. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

7. Vos données ont-elles été transférées en dehors de l’Union européenne ?

Dans le cadre des services proposés, nous transférons vos données à caractère personnel vers des destinataires situés dans les pays suivants : France ; États-Unis ; Italie ; Espagne ; Allemagne ; Suisse ; Grande-Bretagne ; Suède ; Émirats-Arabes-Unis ; Hong-Kong ; Singapour ; Chine ; Taïwan ; Corée du Sud ; Australie ; Japon ; Maroc

Chacun de ces transferts est encadré par des instruments juridiques conformes au cadre juridique applicable.

8. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous accordons une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

Valrhona SAS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer leur intégrité et leur confidentialité et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Toutefois, en dépit de nos efforts, aucune mesure de sécurité ne peut prémunir de tous les risques de détournement ou de piratage, ce dont en tant que responsable de traitement nous ne saurions être tenu responsable.

Nous nous engageons en cas de violation de données personnelles et conformément à la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles à les notifier à la Cnil. Dans le cas où une violation de données présenterait un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous informerons dans les meilleurs délais et ce toujours dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur relative à la protection des données personnelles.

9. Quels sont vos droits ?

Valrhona SAS, en tant que responsable du traitement, est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en oeuvre.

9.1 Votre droit à l’information
Vous reconnaissez que la présente politique de protection des données vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

La durée de conservation de vos données personnelles ;
L’existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

9.2 Votre droit d’accès

En exerçant ce droit, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez de l’accès à vos données ainsi qu’aux informations concernant :

Les finalités du traitement ;
Les catégories de données personnelles concernées ;
Les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
L’existence du droit de demander au Responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

9.3 Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

9.4 Votre droit à l’effacement

9.4.1 Cas général

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation. Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

9.4.2 Cas particulier des jeux-concours

Les demandes parvenues durant la période d’un jeu-concours seront appréciées en fonction du règlement du jeu.

9.5 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

9.6 Votre droit d'opposition

Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.

9.7 Votre droit à la portabilité

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers. Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

9.8 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

9.9 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez également la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concernent que les traitements mis en oeuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposez également, lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif, du droit de définir des directives générales aux mêmes fins.

10. De quelle manière pouvez-vous exercer vos droits ?

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés :

• A l’adresse électronique suivante : scvalrhona@valrhona.fr ;
• A l’aide du formulaire de contact ;
• Par courrier postal envoyé à l’adresse suivante : DPO Valrhona - SERVICE CLIENT VALRHONA, 315 allée des Bergerons - CS20040 - 26600 MERCUROL-VEAUNES - FRANCE

en justifiant de votre identité par tous moyens. De plus, vous devrez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s) et l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée.

Par principe, vous pouvez exercer sans frais l’ensemble de vos droits. Cependant en matière de droit d’accès, il pourra vous être demandé le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie des données que vous demanderez.
Concernant le droit d’information, le Responsable du traitement n’aura pas l’obligation d’y donner suite lorsque vous disposez déjà des informations dont vous sollicitez la communication.
Le Responsable du traitement vous informera s’il ne peut donner suite à vos demandes dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande. Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois supplémentaires, auquel cas vous en serez informé et nous vous en indiquerons les motifs.

Ces droits ne sont pas absolus et sont soumis à différentes conditions en vertu :

Du droit local de protection des données personnelles ou de la vie privée applicable ; et
Les lois et réglementation qui vous sont applicables.

Le Responsable du traitement tient à vous informer que le non-renseignement ou la modification de vos données sont susceptibles d’avoir des conséquences dans le traitement de certaines demandes dans le cadre de l’exécution des relations contractuelles et que votre demande au titre de l’exercice de vos droits sera conservée à des fins de suivi durant 6 ans concernant l’exercice du droit d’opposition et 1 an concernant l’exercice des autres droits.

Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse suivante : dpo@savencia.com

Au besoin, vous bénéficiez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (3 place de Fontenoy, 75007 Paris ou https://www.cnil.fr/fr/plaintes) ou de former un recours juridictionnel.

11. Mise à jour de la politique

La présente Politique de protection des données est susceptible d’être modifiée, notamment en cas d’évolution des services proposés par Valrhona SAS sur le site. Par conséquent, nous vous recommandons de consulter la présente politique à chaque nouvel accès au site.